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メール送信時の手間を減らす。Gmailでの署名の設定方法!

メール送信時の手間を減らす。Gmailでの署名の設定方法!

記事をご覧いただきありがとうございます。この記事では、Gmailで使用できる署名について、その設定方法をご説明させていただきます。

  • 署名機能は手間がかかる作業を少なくしてくれる
  • 署名機能とその設定方法
  • あなたはこの設定を行うことで余裕な時間を確保できる
  • ITに関しては専門家に相談することが最適な答え

署名機能は手間がかかる作業を少なくしてくれる

メールを送信するときに会社名や住所など、その都度記載するのは面倒ではありませんか?

意外と細かい作業で多く時間を取られていることがあります。しかし、その時間は軽くみられることが多いです。また、大きな手間もかからないので、改善するのも面倒だと感じてしまうことがあります。しかし、そのたった数分の手間であっても年間で換算すると数時間に及ぶ手間になります。例えば、効率化すれば1分で終わる作業を毎日3分かけて非効率的に作業を行います。それを365日で計算すると、1分の場合は365分で、約6時間です。しかし、それが3分の場合1095分になり、約18時間になります。年間で考えると、12時間の差があります。

その作業を1日に何回も行えば、その分だけ非生産的な時間をすごしていることになります。例えば1日10回であれば、その差は年間120時間、100回だったら1200時間になります。

たくさんある効率化の中で、今回は簡単な方法をお伝えさせていただきます。その方法がメールの署名になります。その署名について次の章で説明させていただきます。

署名機能とその設定方法

署名機能とは、メールの最後に氏名や会社名、住所などを自動で記載できる機能です。メールの最後にあなたの名前や所属会社を記載することで、どこの誰かという情報が一度にわかります。メール相手の方にとっても、確認しやすく、挨拶文を記入する際に確認が必要なくなります。都度、顧客管理ページから会社名や担当者を確認することがなくなるので、お互いにとってメリットがあります。

ここまで読んでいただいたら、この機能の重要性についてご理解いただけたと思います。署名の設定自体はとても簡単で、慣れている方で5分もあれば設定できます。その設定方法は以下の通りです。

  • Gmailを開く
  • 設定ボタンを押す
  • 全般をクリックして、署名を選択する
  • テキストボックスでお好きなテキストを入力
  • 変更を保存し終了

いかがですか、かなり簡単に署名機能をGmailで使用することができます。この程度の作業で、年間何十〜何百時間確保することができます。時間を捨てるのか、それとも効率化を行い有意義な時間を確保するのかは、あなた次第です。

あなたはこの設定を行うことで余裕な時間を確保できる

メールを送る件数が多い人ほど、署名を設定する効果が高まります。仮に、1日に数十件のメールを送るとします。1件あたり署名の記載で30秒かかった場合。10件送るだけでも署名で300秒かかります。1日に署名機能を使用していないと、約5分使用していることになります。それを365日毎日行なった場合、1825分になり、約30時間相当になります。1日あれば、リフレッシュしたり、好きなことをして楽しむことができます。普段メールを打つことが多い方は、さらに数日〜数十日確保することが可能になります。

極力非生産的な時間をなくせば、普段できないことにもチャレンジすることができます。事業を行なっている方であれば、新しい事業案時間を当てることが可能です。このように、時間を有効活用することで様々なことができます。

ITに関しては専門家に相談することが最適な答え

これまで、積み重ねの大切さ、効率化の大切さをお伝えしてまいりました。我々、ITの専門家はいかに効率的に作業するかが重要になっており、普段から効率化する方法について考えております。そのために様々な効率化方法を熟知しており、最適な答えを導くことが可能です。専門家に頼った場合、ある程度経費がかかりますが、時間を数時間も購入できるのであれば安いと感じていただけると思います。例えば、あなたがメールを自動で送信したい場合、まずその方法から設定方法まで調べる必要があります。そして、そこから必要なものを揃え、実際に作業を行なっていく、それだけでかなりの時間を浪費してしまうことになります。

また、現状どんな問題があるのか、どこまで効率化できるのかわからない方もおられると思います。ご安心ください、エデラーでは、ご相談を受け付けております。どんな些細な問題でも構いませんので、お気軽にご相談ください。こんなことはできないのか、あんなことはできないのかなど、あなたの理想をお伝えください。ITで実現できる全てを解決させていただきます。ご連絡お待ちしております。

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