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まだG Suiteで連携とってない?効率的な連携機能について

まだG Suiteで連携とってない?効率的な連携機能について

記事をご覧いただき、ありがとうございます。この記事では、G Suiteを使用した連携の活用方法についてご紹介させていただきます。

  • G Suiteで効率的な連携ができる
  • G Suiteの連携機能について詳しく説明します
  • G Suiteを導入する必要性について
  • 専門家のサポートで安心に活用

G Suiteで効率的な連携ができる

G Suiteには様々な機能があります。今回はその中でも、連携機能の活用方法について説明させていただきます。連携機能では様々なツールとの連携ができます。そのため、必要なものを選択していき、活用していくことが重要です。機能を選択するには知識が必要ですが、活用できた際は、あなただけにあった効率的な機能が構築できます。今回は簡単な組み合わせについて説明させていただきます。具体例として、チーム内でビデオ通話を用いた会議を行う場合について説明していきます。この場合、G Suiteで使用するのはカレンダー、Meet、Gmailです。

カレンダーでチーム内全員のスケジュールが確認できるので、空いている日を確認します。そこから空いている日を選択し、Meetでのビデオ会議を予約します。その入力もスケジュールを作成時に専用の項目があるので、参加する方のGmailアカウントを追加します。それだけで、会議の参加に必要なURLが記載されたメールが送信されます。さらにそれだけでなく、そのメールには参加表明できる機能があり、出欠確認まで行うことができます。

もし、参加できない方が多い場合、そのスケジュールを使って再度日時変更と出欠確認が可能です。そのため、効率的に会議が行うことができます。当日は、URLにアクセスして会議を行うだけです。

こういった、非生産的な時間を削減していくことで規模によりますが、年間数十時間〜数百時間の削減が可能になります。これを実現できるのが、GSuiteの機能になります。

G Suiteの連携機能について詳しく説明します

G Suiteでの基本的な連絡方法とは、大きく分けて5つあります。その基本的な内容について、簡単に下記リストの順番で説明させていただきます。

  • Gmail
  • カレンダー
  • Chat
  • Meet
  • Meet(ハードウェア)

Gmailは有名なために使用されたことがあるかもしれませんが、主に使用されているのはメール機能です。先ほど、ビデオ通話を用いた会議でお伝えしたように、Gmailでスケジュールの出欠の確認が可能です。また、別記事でご紹介している、管理機能と連携させることで、セキュリティ機能としても機能します。あなたのアカウントやデータに不審なアクセスがあった場合、すぐにその通知をあなたに知らせてくれます。

カレンダーとは、予定を入れることができる機能です。このカレンダーが便利な理由は、ただスケージュールが見やすいだけではありません。先ほどお伝えした、Meetの予約や、タスク管理などにも使用可能です。また、予約の変更もとても簡単で、クリックしてカーソルを合わせるだけで予定時間の変更が可能です。

Chatとは、SNSのようにグループごとにトークする場所を作成できるので、プロジェクト毎に作成することができます。さらに、そのグループで内容が変わった場合にも対応しており、グループ内で別のスレッドを立てることが可能です。また、このChatは少しの時間のみ通知をオフにする機能もあります。これを活用することで、休憩の質が高めることも可能です。

MeetとMeetハードウェアについては、同時に説明させていただきます。Meetとはビデオ会議ができる機能で、その会議を行うために必要な機器のことをMeetハードウェアと言います。その機器は、カメラ、マイク、モニターだけでなく管理ツールを内蔵したデバイスまであります。Meetの会議では、画面の共有が行えるので、プレゼン用に使用することも可能です。さらに、資料を作成する機能と組み合わせると、同時に確認しつつ作成することが可能です。

G Suiteを導入する必要性について

業務でGoogleの提供するツールを使う場合は、G Suiteの導入をオススメしています。

G Suiteを導入しないと、独自のメールアドレスが作成できません。別途でGmailアカウントを作成することで補うことはできますが、登録したいアカウント名が使用されていた場合、使用ができません。通常のGmailアドレスは「〇〇@gmail.com」になりますが、G Suiteの場合「support@ederor.com」のように自社のドメインを選択できます。そのため、自社の信用性を高めることが可能です。

また、グループ内での共通スケジュールの管理機能が使用できないので、スケジュールの確認作業が必要になります。そのため、その都度連絡を行い、日程調整して会議を行なっていく必要があります。この連絡が仮に5分で終わるとしても、10回行うだけで50分になるので、効率的な選択をされることをオススメします。

また、企業情報の漏洩などのデメリットもありますが、それについては管理機能の記事で説明させていただきます。

専門家のサポートで安心に活用

G Suiteの導入には、ドメインの取得やDNSレコードの設定が必要になります。そのため、多少なりともITの知識が必要になります。ある程度知識や経験がある方は、個人でも導入可能ですが、ITに自信がない方は調べながら行う必要があります。

ITの知識に自信がなくて、頼れる方がいない場合は、専門家に導入相談されることをオススメしています。専門家によって、サービスの内容、価格は違います。専門家を選ぶ際に、重要なポイントは導入だけでなく、その後のサポートがついているかどうかです。問題が発生した時に、パソコンの知識があれば解決可能ですが、自信がない方は相談できる環境を持っておくことをオススメしております。

私たちEderorもG Suiteの導入相談を承っております。我々はエンジニアが直接、導入からデータ移行、問題時の対応までサポートさせていただきます。どこに相談するか、もう迷うことはありません、今すぐEderorにご相談ください。質の高い専門家が直接ご相談の対応をさせていただきます。お気軽にご相談ください、ご連絡お待ちしております。

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