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まだ使ってないの??G Suiteで楽にデータを管理する方法

まだ使ってないの??G Suiteで楽にデータを管理する方法

記事をご覧いただきありがとうございます、この記事ではG Suiteが提供する、ドライブ機能について説明させていただきます。基本機能や応用的に使用する方法までお伝えしますので、ぜひ活用してみてください。

  • 使ってないとは言えないG Suiteのドライブ機能
  • そもそも、ドライブ機能とは
  • こうやって活用する方法もある
  • どうすれば活用する環境が作れるのか

使ってないとは言えないG Suiteのドライブ機能

本記事ではG Suiteのドライブ機能についてご紹介します。

このドライブ機能の基本的な使用方法は、データの保存や管理、検索がメインです。その機能に加え、このドライブはクラウドを使用しているので、離れた場所でもリアルタイムで共同作業を行うことができます。通常、資料を作成するときに、データを共有しなくては内容を確認できません。その時の共有方法は、メールやSNSを使用することが一般的です。しかし、共同編集の機能により、送る作業が削減でき、かなりの時間が節約できます。

この機能はアクセス権限を持ったアカウントのみデータの閲覧、編集を行うことが可能です。そのため、資料を閲覧、編集できる人は限られ、セキュリティも問題なく使用可能です。

通常、アクセス権限を付与するためには複雑な作業が必要なイメージがあると思います。しかし、Googleのドライブでは、円滑にアクセス権限を付与することが可能です。手間なパスワードの設定や入力を行う必要もなく、アカウントに権限付与したり、共有のリンクによるデータへのアクセスが可能です。

プランによっては、ドライブ内のデータを即座に検索できる機能がつきます。データをわざわざ探す手間がなく、キーワード検索により、即座にアクセスできます。

そもそも、ドライブ機能とは

ドライブとは、クラウド機能を使用したデータを保存する機能で、プランや人数によっては無制限で使用することができます。また、ドライブはファイルやフォルダの作成を簡単に行うことができ、管理を簡単に行うことができます。このドライブには、資料だけでなく、写真や動画なども保存することができます。そのため、スマホやパソコンのデータをこちらに移行することで、容量の節約も可能です。使い方によってはデバイスの容量が無制限になるので、仕事で必要な資料やデータを保存できます。仕事で写真や動画を使用される方にとっては最適な環境になります。

G Suiteには、ドライブ内のデータを検索するGoogle Cloud Searchといった機能があります。この機能は、クラウド上にあるドライブのデータを検索する機能になります。この機能を使用して、ドライブにあるデータをすぐに検索して、即座に見つけることが可能です。わざわざ、管理しているファイルを順番に開いていく必要もなく、かなりの手間が削減されます。

これらの機能を使用することで、データ管理や検索などが簡単に行え、ビジネスに最適な環境を整えてくれます。普段、保存したデータを見つけるのに、どれだけ時間がかかっているか気にする機会は少ないと思います。例えば、検索時間が少しづつ積み重なり、1日20分の非生産的な時間があれば、1年で120時間におよびます。この非生産的な時間を削減でき他場合、ビジネスでやるべき業務に注力できる時間が増加します。

こうやって活用する方法もある

ここまで、ドライブ機能について説明させていただきましたが、次は実際に活用する具体的な内容を説明させていただきます。今回は、ドライブ機能と作成機能を組み合わせた例で説明させていただきます。作成機能の詳しい説明が気になる方はこちら

ドライブ機能はデータを保存しておくための機能で、作成機能は資料を作成するために必要な機能になります。Windowsでは、Excel、Power Pointなどの機能にあたります。それらの機能をG Suiteでは、スプレットシートやスライドといったものになります。この作成機能とドライブ機能を使用して、共同で作業することが可能になります。

作成機能で作られた資料データはドライブ機能を使用して、クラウド上に保存されます。そのため、編集後、即座に更新された状態になります。つまり、ドライブへ同時にアクセスできる環境があれば確認や修正が、その場で同時に行えます。ドライブを使用すれば、わざわざ送る手間がなくなり、常に最新の資料を確認しながら作業ができます。

どうすれば活用する環境が作れるのか

ここまで、G Suiteのドライブ機能について説明させていただきました。この機能を使用することで、非生産的な時間を削減することが可能なのはお分りいただけたと思います。また、プランによって使用できる機能とできない機能があるので、それぞれのプランについて説明させていただきます。その内容は以下の通りです。

  • Basic
  • Business
  • Enterprise

Basicは、現在(2020/9/9)月額680円で使用可能です。このプランでは、ドライブの量は30GBとなり、Google Cloud Search機能は使用できません。そのため、無料プランでドライブの容量が足りない方にオススメのプランとなります。

Businessは、現在(2020/9/9)月額1360円で使用することができ、使用するユーザーが5人未満の場合は1人あたり1TBの使用が可能です。それ以上のユーザーがいる場合は容量無制限になります。このプランになると、Google Cloud Searchが使用可能になります。データが多くなり、Basicでは管理できず、効率よく使用したい方はこちらがオススメです。

Enterpriseは、現在(2020/9/9)月額3000円で使用することができ、G Suiteでは最高のプランになります。このプランでは、今までお伝えした内容はもちろん使用することができます。この機能の特徴は、高精度の管理機能になります。それについては別の記事で説明させていただきます。

ここまで、G Suiteのプランによる、ドライブ機能の違いについて説明させていただきました。ここまで記事を読んでいただき、導入されたい方は独自のドメインを取得して、設定する必要があります。導入について詳しい説明が知りたい方はこちらへ。

以上が、ドライブ機能についての説明です。導入方法がわからない方は、お気軽にこちらへご相談ください。プロのエンジニアが親切丁寧に対応させていただきます。

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