ビジネスでG Suiteを活用すべき理由とは？

記事をご覧いただきありがとうございます。この記事では、G Suiteが提供する資料作成機能について説明させていただきます。

G Suiteでビジネスに必要なものは全て作れる
全てを作成できるG Suiteの機能とは
具体的な使用例について
これらを活用することで効率的なビジネスを実現

G Suiteでビジネスに必要なものは全て作れる

この機能で作成できるものは、プレゼンテーション用資料や社内管理表など、様々なものが作成できます。まずは、その活用方法をいくつか説明させていただきます。

資料を作成する際に、馴染みあるものはMicrosoft社のExcelやWordといった方も多いのではないでしょうか。その機能がGoogleでも少額で提供されています。資料作成機能は、クラウド上にあるので同時編集ができ、資料の共有もURLまたはG Suiteで使用しているアカウントを追加するだけで可能です。そのため、わざわざファイルを送信して確認作業を行う必要がなく、修正作業を即座に行うことができるので時間のロスがありません。

G Suiteでは、自社のサイトも作成できます。共有したい内容やプロジェクト、イベントについての内容などを視覚的に伝えることが可能です。このサイト作成も、作成に高度なプログラミングが必要ないので、一般的なPCスキルがあれば誰でも作成可能です。

これまで、説明してきた資料作成機能に拡張性を加えてくれるのが、Apps Scriptです。この機能は、ローコードプラットフォームと言われ、簡単なプログラミングができれば使用可能です。主な使用言語は、HTML、CSS、Javascriptが使用されており、これらの言語を使用することで統合や自動化などが可能になります。そのため、使用方法によっては社内のシステムが、これで代用できる部分があります。

他にも、リアルタイムに共有できるメモ機能”Keep”やデジタルで使用できるホワイトボード”Jamboard”などがあります。この機能については、次の章で説明させていただきます。

全てを作成できるG Suiteの機能とは

ここまで、G Suiteの活用方法を説明させていただきました。今回説明させていただく機能は、下記の通りです。

ドキュメント

Wordのように、文章ベースで資料を作成するときに使用する機能です。画像やグラフなどの貼り付けなどを行うことも可能です。

スプレットシート

Excelのような機能が搭載された資料作成ツールです。このスプレットシートも関数を使用し、計算や他のデータから参照する作業などの工数を激減させてくれます。このスプレットシートはGoogle Apps Script(通称:GAS)を使用することで、さらに拡張的な機能が使用できます。

スライド

Power Pointのように、スライド形式で資料の作成ができる機能になります。このスライドも、テーマやマスター設定や、共同編集などが行えます。スプレットシートの表などと連携させることが可能で、リアルタイムで内容の更新や修正が可能です。

フォーム

こちらは、アンケート機能になります。社内や社外で調査しなくてはならない、アンケートを独自に作成でき、集計することが可能です。この集計されたデータは、フォーム内で数値化され、すぐにグラフなどで確認することができます。さらに、回答内容をスプレットシートと連携させることで、回答の管理やグラフや表の作成に使用することが可能です。また、このフォームに関しては、回答していただきたい方にURLを送信するだけで共有できます。

Apps Script

こちらの機能は、主にG Suiteで使用している機能に関して、統合させたり自動化や拡張させたりできるローコードプラットフォームです。使用するプログラミング言語は、HTMLやCSS、JavaScriptといったメジャーなものが使用されています。そのために簡単に機能も統合や自動化、拡張などが行えます。

Keep

こちらはリアルタイムに共有でき、確認や修正も同時に作業できる、メモ機能になります。議事録など、共有しなければならない内容を即座に共有できます。また、ToDoリストも作成することができるので、タスク管理にも活用することができます。

Jam board

この機能は、デジタル版のホワイトボードです。写真や画像を直接インターネットから参照することができ、なおかつ記入ができるのでかなり視覚的にイメージしやすいホワイトボードになります。こちらに関しては、機器の購入が必要になり、価格は¥640,000になります。さらに、年間管理費およびサポートが¥77,000必要になります。そのために、運用するのに初期投資が必要で、なおかつランニングコストもかかります。

具体的な使用例について

ここまで、G Suiteの作成機能に関しての基本情報や活用方法について、説明させていただきました。では、実際にどのように使用していくのか、今回は1つの例を参照して説明していきます。

今回はスプレットシート、Apps Scriptを使用した例です。今回は勤怠管理について説明させていただきます。勤怠管理も最近では、カードやバーコードなどで読み取ることがあります。そのデータをパソコンに共有して管理を行うことができるので効率的に管理できます。

また、スプレットシートと連携できるサービスも多く展開されており、サービスの導入により、オンラインでの勤怠管理が可能になります。また、スプレットシートの関数では足りない部分をApps Scriptを使用し拡張させることが可能です。このような環境を整えることで、入力から、データの反映、管理まで可能になりました。

このように、拡張機能を使用しつつ運用していくことで、普段の勤怠管理や経費計算など、事務方が行っている手間を最小限にすることが可能になります。この機能を使用することで、かなりの時間と経費削減が可能になります。