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G Suiteで管理を効率化する方法とは?

G Suiteで管理を効率化する方法とは?

この記事に興味を持っていただきありがとうございます。この記事では、G Suiteの管理機能について説明させていただきます。これを読んでいただくと、管理機能の基本的な知識とその活用方法がわかります。

  • 従業員を管理するのはこれだけ
  • この管理機能で実現できること
  • 管理を最適化した活用例とは
  • 管理コストはかなり低い?

従業員を管理するのはこれだけ

現在、コロナウイルスの影響でリモートワークといった、働き方を取られている事業者が増えてきています。リモートワークは従業員にとっては、通勤する必要がなく、ストレスや生産性のない時間を減らすことができます。

また、自宅で作業できるため、リラックスして仕事に集中でき、生産性の向上にも効果を発揮します。

しかし、リモートワークでは、インターネットの環境があれば、どこでも仕事ができますが、反対に問題も挙げられます。

各自で持っている、スマホやパソコンを使用するため、セキュリティが甘くなる部分があります。そこで、問題を解決するのが、今回ご紹介するG Suiteの管理ツールです。

G Suiteの管理ツールは、各自のデバイスで使用した場合でもオンライン上で簡単に管理が可能です。G Suiteではユーザー毎にアカウントを発行するので、アカウントやグループ毎での管理が可能です。

契約するプランによっては、問題が生じたアカウントのデバイスに対して遠隔操作が可能です。紛失時はすぐさま守りたい情報を削除することができます。

この管理機能で実現できること

ここでは、G Suiteの管理機能について、実際どのような機能があるのか説明します。この、管理機能は大きく分けて4種類あり、プランによって使用できる範囲が決まっています。機能は以下の通りになりますので、それぞれについて説明します。

  • 管理コンソール
  • Valut
  • モバイル(エンドポイント管理)
  • ワークインサイト

管理コンソールは、社内のユーザを追加したり、セキュリティ設定や端末管理を行なうことが可能です。この管理コンソールを使用することにより、管理システムの設定を行うことが可能になります。

Valutは、主にデータの保持や検索を行うことが可能です。この機能で検索や保持できるデータの種類は、Gmail、ハングアウト、Google Chat、さらにドライブのデータに関しても可能です。

これらの情報が削除されてから一定期間は、データを保持できるので不正が発覚した際の問題解決に役立ちます。

モバイル(エンドポイント管理)とは、各自で使用している、デバイスを管理する際に使用します。デバイス毎に使用できる機能を制限したり、紛失時にデータを遠隔で削除可能です。

ワークインサイトとは、社内それぞれのチームがどのように連携しているか、データを蓄積してグラフで表示できる機能です。Gmailやカレンダー、スプレットシートなどの使用状況が視覚的に把握できます。

そのため、業務や連携に必要のない機能がないかが把握でき、生産的な時間を増加させることが可能です。

管理を最適化した活用例とは

この管理機能が活躍するのは、社内に複数のチームがある事業者が対象になります。そのため、大手や中小企業または、従業員数が多い事業所で活用可能です。

従業員が少ない場合、使用できない訳ではありませんが社内環境を考えた上で、使用されるかご検討ください。

実際の活用例について説明させていただきます。現在コロナウイルスの影響で、出社せず仕事を行うことが推奨されています。

しかし、在宅での勤務を行うとなると、セキュリティ管理がより重要になります。

各自のデバイスを使用し、各自の判断で作業していくことは、機密情報の漏洩などのリスクがあります。そのような状況では、G Suiteの管理機能が有効です。

従業員数が多い場合でも、各部門ごとに管理することができ、各自のデバイスまで管理できます。さらに、各チームの機能使用状況が視覚的に把握できるため、チーム内で効率的な業務フローを確立することが可能です。

管理コストはかなり低い?

ここまで、管理機能の基本的な内容、活用例について説明しました。現在、事業者は柔軟な対応を求められることが多く、多岐にわたる選択肢のなかで最適な選択が必要です。

そのため、管理機能は短時間で導入できるだけでなく、効率的で安全かつ、使用しやすいものが選択されます。

ご紹介したG Suiteの管理機能は、初めから機能が揃っており、それを独自の方法でカスタマイズできます。導入がスムーズにでき、初期コストも安価です。

もし合わなかった場合も、月額課金なので、すぐに解約することができます。

この機能を最適な状態で使用するには、この記事をご覧いただいている方の環境把握を行うことが重要です。

必要な設定、最適な管理方法は、どのようにすれば実現可能か考えていく必要があります。Ederor(エデラー)では、社内環境調査からG Suiteの導入までご提供させていただきます。

導入や社内環境の調査についてのお問い合わせはこちらへ。お問い合わせにプロのエンジニアが対応させていただきます。

お問い合わせの状況によっては返信にお時間をいただく可能性があります。予めご了承いただきますよう、よろしくお願い致します。

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